Digitalisierung soll ja alles einfacher, besser und schneller machen. Und es ist mittlerweile breit anerkannt, dass sich eine agile Herangehensweise dafür sehr gut eignet. Das Agile Manifest hat denn auch folgende Grundregeln definiert:
- Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
- Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation
- Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans
(Achtung Ironie, aber das Beispiel ist echt)
Wie man das in der Praxis konsequent umsetzen kann, möchte ich an folgendem Beispiel aufzeigen.
Kürzlich habe ich mit einem Bekannten gesprochen, der bei einer grossen Beratungsfirma arbeitet, welche sich (natürlich auch) im Bereich der Digitalisierung stark hervortut. Sie arbeiten unter anderem mit dem ERP System aus Walldorf, global ausgerollt und auf Schweizer Verhältnisse angepasst.
Er hat mir erklärt, wie der Spesenprozess neu funktioniert.
Die Lösung des ERP Systems ist enorm kompliziert zu bedienen und zum Erfassen eines Spesenbelegs sind unzählige Klicks notwendig.
Da man dort aber positiv auf Veränderungen reagiert und den Fokus auf eine funktionierende Software legt, hat ein Mitarbeiter kurzerhand ein Excel-Sheet programmiert, in dem man die Belege eintragen kann. Das Sheet kann danach ins ERP System eingelesen und bestätigt werden (wenn man denn alles ganz korrekt gemacht hat).
Die Interaktion zwischen den Mitarbeitenden wird dadurch gefördert, dass man sich bei den regelmässig auftretenden Code-Anpassungen viele Mails hin- und herschreiben darf, weil die Neuigkeiten meist nicht zu allen durchdringen.
Aber auch die persönliche Interaktion kommt nicht zu kurz. Denn beim generierten PDF-Spesenbeleg fehlen für die Schweiz wichtige Informationen. Also wendet man sich an den Kollegen mit dem installierten Adobe Acrobat Editor, um diese zu ergänzen.
Alles in allem, ein gelungenes Beispiel, wie man mit einem agilen Mindset die Digitalisierung schnell und effizient umsetzen kann.
